Vais organizar um evento/prova? 10 truques para ser um sucesso

Organizar uma prova ou evento de BTT/estrada requer tempo, paciência, recursos e, sobretudo, compreender o meio em que está inserido.
Carlos Pinto
Vais organizar um evento/prova? 10 truques para ser um sucesso
Vais organizar um evento/prova? 10 truques para ser um sucesso
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Sejamos claros: organizar qualquer tipo de evento é complicado. Não só porque é necessário organizares-te para que consigas compatibilizar o teu tempo familiar e laboral com a gestão de todos os aspetos inerentes, mas também porque acontecerão certamente alguns imprevistos, por isso preparámos um guia simples para que tenhas uma noção básica daquilo que é necessário para que seja um sucesso:

1. ELABORA UM PLANO DE AÇÃO

Antes de tudo, é necessário ter várias coisas em mente: que tipo de evento vai ser (cross country, maratonas, competição ou lazer, qual o limite de participantes, etc). Pesquisa o calendário nacional nas revistas da especialidade, nos sites, páginas de facebook e fóruns, para averiguar qual a melhor data. Depois cria uma task force composta por pessoas de confiança e que percebam da modalidade e da realidade no nosso país. Definam se o evento vai ser regional, nacional ou internacional. Define uma hierarquia com divisão de tarefas, ou seja, cada um dos elementos da task force fica responsável por uma parte do evento, como o marketing, ou a negociação com as entidades (Junta de Freguesia, Câmara Municipal, autorizações, etc), sendo o mais urgente o tipo de evento, a data e o local.

2. REUNE COM AS ENTIDADES COMPETENTES

Ter o apoio local (Junta de Freguesia, Câmara Municipal, restantes autoridades) é vital para qualquer evento. Não só podem comparticipar com alguns custos (emprestando baias metálicas, delegando funcionários da Junta para ajudar a limpar os terrenos do percurso, servindo de intermediários na obtenção de apoios comunitários, etc), como servirão de elo de ligação com os Bombeiros e PSP/GNR. Dependendo da envergadura do evento deves ter acautelado um plano de evacuação, a hierarquia de todos os envolvidos na organização, Seguro de participantes e de staff, etc.

3. SEMEIA PARA DEPOIS COLHER

Um evento que não tenha um plano de comunicação tem tudo para ser um flop. Deve existir uma comunicação própria (ou seja, um site do evento e redes sociais) bem como comunicação externa (na maior revista nacional, na rádio local e nos maiores sites da especialidade). É necessário ser criterioso e escolher bem, para não perder tempo. Por exemplo, não vale a pena contatar as estações de televisão pois os anúncios são muito caros, o mesmo se passa com os jornais generalistas ou aqueles onde o futebol é o desporto rei. Além disso, estarias a dispersar o investimento, pois quem é fã de BTT ou de ciclismo raramente compra este tipo de jornais. Quanto às revistas da especialidade, escolhe uma que pertença a uma editora grande e de preferência que tenha publicações também noutros países. Deste modo podes negociar a publicação de um anúncio em Portugal (chegando ao teu público-alvo em Portugal), mas também a outros países. Este anúncio nestas revistas tem outra mais-valia: ao anunciares, não são só os paraticantes de BTT que vão estar a ler, mas também as marcas e as lojas. Pode ser que no ano seguinte tenhas mais marcas a apoiar. Escolhe também o melhor site, e de preferência que esteja ligado a uma grande editora, para que atinja o mercado que referimos atrás. Se optares por um site privado (ou seja, sem estar devidamente especializado e produzido por jornalistas), o mais provável é o conteúdo nem sequer ser alvo de visualização pelos responsáveis de marketing das principais marcas. E lembra-te de um facto importante. As grandes empresas que fazem Clipping vão buscar sempre as informações aos órgãos de comunicação oficiais, pelo que as revistas continuam a ter um peso gigante no retorno publicitário.

4. INVESTE DE FORMA CONTROLADA

Se vais mesmo organizar um evento, tens de ter um orçamento e acredita que vais gastar sempre mais do que esperavas inicialmente. Do teu orçamento deve constar tudo aquilo que à partida não tens (como abastecimentos, baias, sistema de som, fitas para demarcar o percurso, policiamento, bombeiros, comissários - caso seja uma prova - , algum staff, publicidade nas revistas e sites, etc). Estes valores devem sempre estar no campo das despesas, mesmo que já tenhas garantido esses apoios. Deste modo controlarás as tuas necessidades e compararás no final com o patrocínio realmente obtido. Cria um escalão em termos de patrocínio, pois os que derem mais apoio, terão de ter, obviamente, mais retorno e mais visibilidade. Nota que a oferta de 1.000 águas é um patrocínio e deve ser valorizado, apesar de não haver uma entrega de dinheiro. Para o patrocinador que patrocinar com mais dinheiro poderás oferecer o naming do evento. E nunca, mas nunca te esqueças de pensar nas marcas que apoiam como parceiros do evento, portanto requerem uma atenção especial durante e pós o evento. Fica sempre bem convidar o patrocinador, chamá-lo ao pódio (caso exista) para umas beves palavras, ou pelo menos uma menção por parte do speaker durante o evento. No final do evento, faz clipping do que foi publicado acerca do teu evento, valorizando o retorno. Deste modo, estarás a dar uma imagem profissional e terás mais argumentos na negociação de um eventual patrocínio.

5. NÃO TENHAS MEDO DE CRESCER

Há eventos por etapas em Portugal que têm pouquíssimos participantes portugueses à partida. Por seu lado, são cada vez mais os lusos que vão ao Cape Epic, Brasil Ride, entre outros eventos. Mas então o que falta a esses eventos? Tudo! Falta divulgação nos locais certos, falta clipping, falta retorno aos patrocinadores, falta investimento e falta visão de negócio. Em regra estes eventos estão concentrados em poucas pessoas que quase não delegam as suas responsabilidades, o que inviabiliza de certo modo um crescimento. É preciso arriscar, apostar em conceitos "fora da bolha", criar escalões diferentes (por exemplo, permitir bicicletas elétricas, ou de gravel, criar a categoria "família", "corporate" e a subida "Y" que nunca mais acaba). Se não for feito algo novo, o evento acaba por definhar e perder o interesse. Além disso, reparámos que em alguns desses eventos não existe público à partida e à chegada. Isto para um eventual patrocinador do evento e mesmo dos atletas presentes é muito mau e significa que o evento não tem pernas para andar. De que serve ter muitos arcos de meta e faixas de publicidade se ninguém está lá para os ver ou para fotografar? Os atletas nem veem esta publicidade, pois estão mais preocupados com a prova em si (isso ficou provado num estudo feito recentemente). Uma forma de tentar combater a falta de público é, por exemplo, ir às escolas do concelho nas semanas anteriores ao evento e falar com os alunos, incentivando-os a ir com os pais. Por cada aluno, estarão presentes pelo menos mais duas pessoas, ou quatro, se os avós também forem. Também é necessário envolver a comunidade local, divulgando o evento nos cafés, nas coletividades e envolvendo os Presidentes de Junta e Presidentes de Câmara. A edilidade tem mais a ganhar do que a perder, pois as dormidas e refeições de centenas ou milhares de participantes pode ser a tábua de salvação de muitos desses negócios.

6. CONTROLA A PROGRESSÃO

O plano de ação deve ter um timeline que inclua as datas das reuniões, o deadline de determinada função estar pronta, quem é o resposnável, etc. Se definiste o plano de ação a um ano, sugerimos que te reunas mensalmente até aos 6 meses antes do evento. A partir daí deve ser quinzenalmente e nos últimos dois meses deve ser semanalmente. Obviamente os últimos 6 dias serão de trabalho intenso e os principais responsáveis terão de abdicar muito do seu tempo livre para os últimos detalhes, mas lembra-te sempre que existem imprevistos.

7. A AJUDA SÓ É BENÉFICA SE FOR CRITERIOSA

Já estivemos em eventos em que todo o staff era voluntário (ou seja, não remunerado) e tudo correu às mil maravilhas e outros em que o staff era pago e nada correu como o esperado. Também já vimos o inverso, ou seja, voluntários sem qualquer vontade de estar nos eventos e sem ajudar em nada e profissionais pagos sempre prestáveis. Qual é o segredo? Ter alguma sorte e, sobretudo, ter sempre alguém a controlar a atitude e comportamento do staff. Sejamos realistas: é impossível controlar tudo, por isso temos de ser criteriosos. Se pudermos contar com a ajuda do nosso grupo de amigos de BTT, sabemos à priori que estamos com pessoas que adotam um comportamento que já conhecemos, mas se recorremos a ajuda externa, teremos de fazer um briefing explicando tudo aquilo que esperamos deles, detalhando todas as informações relevantes do evento.

8. CONTA COM OS IMPREVISTOS

Vai controlando as previsões do tempo e compra mais águas se for necessário (devido ao calor), se estiver tempo chuvoso passa no terreno um ou dois dias antes para te certificares de que nenhuma parte ficou alagada e assume que vão existir situações que estarão fora do teu controlo, como eventuais fitas partidas, staff que não apareceu sem avisar, etc. São coisas que fazem parte.

9. PROMOVE O EVENTO ENQUANTO DECORRE

Para além da promoção prévia do evento, convém haver uma promoção na hora, que pode ser através de vídeos em direto nas redes sociais, fotografias no Instagram, pequenas entrevistas com participantes e patrocinadores, etc. Convém haver música ambiente e surpresas guardadas para o dia do evento, pois é também algo que ficará na memória de todos.

10. FAZ UM BALANÇO

O evento não termina quando o último participante chega à meta. É necessário arrumar tudo, limpar o local do evento (incluindo o lixo e detritos como fitas, águas, embalagens de géis e barras energéticas) e agradecer a todo o staff e patrocinadores bem como, como é lógico, a todos os participantes. Depois segue-se a parte burocrática e financeira: comparar a previsão/estimativa de custos com os reais e contrabalançar com as receitas. É raro o evento que dê lucro logo no primeiro ano, pois o efeito do clipping e da promoção demora um pouco a fazer efeito e em regra só no evento seguinte - e posteriores - é que se obtêm os dividendos. Anota também tudo aquilo que correu bem e o que correu mal. Analisa o feedback dos participantes e anota, bem como as reações nas redes sociais. Responder assertivamente, de modo educado e profissional pode ser meio caminho andado para ganhar novamente um participante que não gostou do evento desse ano.